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Briefing aziendale: cos’è, cosa significa, come si fa e perché è importante
Una delle caratteristiche salienti del mondo del lavoro di oggi è il crescente utilizzo di parole in lingua inglese, che siano esse veri e propri prestiti linguistici, o un semplice uso di un termine anglofono nella nostra lingua. Tra le parole maggiormente adoperate dai manager di ogni azienda vi è senza dubbio il briefing, un momento che caratterizza la vita aziendale che contraddistingue un numero sempre maggiore di realtà.
Ma che cos’è esattamente un briefing aziendale, e cosa significa, nel pratico, questa espressione?
Cos’è un briefing? La traduzione italiana dell’espressione
Cominciare questa analisi stabilendo una chiara traduzione in lingua italiana di questa parola inglese è essenziale per capire bene che cos’è un briefing. Provando a renderla in un unico termine, tentando dunque di stabilire un’esatta corrispondenza di significato, potremmo identificarlo come una riunione. Perché, in effetti, sempre di una riunione si tratta, specie se applichiamo la parola briefing all’ambito aziendale.
Tuttavia, sarebbe sbagliato fermarci a una trattazione superficiale di questo termine. La parola briefing non è altro che il sostantivo corrispondente del verbo inglese ‘to brief’, che letteralmente significa ‘aggiornare’, ‘informare’, dando dunque un’ulteriore connotazione alla parola.
E allora, scavando nell’etimologia della parola briefing, scopriamo che questa trova una sua derivazione nel latino ‘brevis’, che significa letteralmente ‘di breve durata’. Dunque, possiamo aggiungere un’ulteriore sfumatura a questo termine, dicendo che viene usato per parlare di una riunione di breve durata dai fini informativi.
Cosa significa briefing: definizione e significato di questa parola
Qual è, dunque, il significato di briefing? Potremmo definirlo come una breve riunione di lavoro nella quale vengono impartiti dei dettami, in maniera sintetica, circa la gestione operativa delle attività da svolgere in azienda. Il briefing aziendale deriva, come concezione, direttamente da quello militare, in cui il generale, o comunque chi è a capo dell’esercito in quel momento, comunica succintamente agli uomini che dovranno prendere parte a una missione i dati, le informazioni e le istruzioni relativi alla stessa.
In un contesto più moderno e adatto al mondo del lavoro, ovviamente, il briefing aziendale non è più un momento in cui ordini dall’alto vengono impartiti in maniera imperativa e, dall’altro lato, accettati supinamente, ma più che altro un confronto tra la direzione dell’azienda e le sue risorse, in cui vengono comunicate agli operatori le informazioni e le istruzioni che sono relative a un compito ben preciso che viene loro affidato.
Come si fa un briefing aziendale, e perché è importante
Come è immaginabile, un briefing aziendale costituisce una sorta di evento, al quale dare la dovuta importanza. Per organizzarne uno nel modo migliore possibile, occorre avere ben chiara la scaletta delle informazioni da trasferire ai propri operatori. Ogni dirigente deve necessariamente sapere cosa dirà, quando lo dirà, e in che modo vuole trasmettere i propri dettami.
Un primo passo per fare un buon briefing aziendale è quello di conoscere la data, la durata e il numero di partecipanti. Si tratta di una componente essenziale per sapere la location nella quale si terrà l’incontro. Molto spesso, il briefing non dura più di un’ora e mezza, e dunque potrebbe essere più appropriato organizzarlo all'interno dell'ufficio.
Poste queste preliminari condizioni, occorre capire cosa dire all’interno del briefing per far sì che esso sia davvero rilevante ed efficace. Un punto fondamentale è senza dubbio l’organizzazione del lavoro, e successivamente l’assegnazione dei compiti da svolgere a ciascuna delle risorse dell’ufficio.
Una condivisione di informazioni, tuttavia, non sarebbe tale senza una partecipazione ampia da parte di chi è nelle vesti, appunto, del partecipante, in questo caso i dipendenti dell’azienda. Il briefing aziendale, dunque, diventa il momento adatto per confrontarsi su alcuni punti, per porre le domande che ronzano nella testa da giorni, per chiarire dei dubbi e, soprattutto, per svolgere il proprio lavoro nel modo migliore possibile.
Un briefing potrebbe portare numerosi vantaggi all’azienda. Innanzitutto, questo fornisce un canale per trasferire messaggi limpidi, incoraggiando una comunicazione aperta, e facendo sì che l’organizzazione tutta, dai dirigenti ai colleghi, acquistino credibilità e autorità.
È, come detto in precedenza, un mood efficace per instaurare una comunicazione a due vie: non si tratta solo di informare le persone, ma di ascoltare e rispondere a domande, sviluppando così una conoscenza e una maggiore consapevolezza dei processi aziendali. Un buon briefing permette all’azienda di ottenere un lavoro di migliore qualità, in virtù della maggiore partecipazione da parte dei dipendenti, di risparmiare tempo e denaro, evitando alcuni errori ‘inutili’, come quelli dovuti a incomprensioni, ad esempio.
by
Redazione Business School
