Una delle tecniche di pianificazione maggiormente utilizzate nel campo del project management è senza dubbio la SWOT analysis, un concreto aiuto per i professionisti della gestione di progetto per aiutarli ad analizzare i punti di forza e di debolezza dei loro progetti, nonché eventuali opportunità e minacce che possono incontrare nel loro percorso.
Un aspetto davvero interessante da approfondire, per la sua complessità, ma anche e soprattutto per il fatto che entra in numerose delle fasi che contraddistinguono il project management. Vediamo insieme che cos’è, come si fa, e a che cosa serve in questa disciplina.
Che cos’è una SWOT analysis: definizione, significato e traduzione
Una SWOT analysis è uno strumento molto importante per chi lavora nel project management. Le ragioni sono molteplici, e risiedono nella natura stessa di questo elemento ormai tipico della gestione di progetto moderna. L’analisi SWOT è una tecnica di pianificazione strategica che i project manager utilizzano per aiutarli ad analizzare i punti di forza e di debolezza dei loro progetti, nonché per analizzare e rivedere eventuali opportunità e minacce che potrebbero incontrare nel prossimo futuro.
La sua essenza sta proprio in quell’acronimo SWOT, il cui significato è, in lingua inglese, così composto:
- S: Strenghts, ovvero i punti di forza interni del progetto/dell’organizzazione;
- W: Weaknesses, ovvero i punti di debolezza interni del progetto/dell’organizzazione;
- O: Opportunities, ovvero le opportunità esterne del contesto;
- T: Threads, ovvero le minacce esterne del contesto.
Questo processo, semplice ma efficace, riesce a identificare le forze positive e negative sul lavoro che possono influenzare il completamento con successo di un progetto. La SWOT si concentra, dunque, non solo sui fattori interni all’organizzazione, ma anche su quelle che possono essere le opportunità che offre il contesto esterno, e le minacce che, al contrario, presenta.
A cosa serve una SWOT analysis nel project management: i suoi vantaggi
Ci sono molte ragioni per cui viene utilizzata la tecnica della SWOT analysis nel project management. Esplorare nuove soluzioni a un problema, identificare le barriere che limiteranno il raggiungimento degli obiettivi e dei risultati, decidere una direzione che sarebbe più efficace per la buona riuscita del progetto, rivelare quali sono le possibilità da cogliere e quali le minacce da evitare.
Un team di progetto che fa una SWOT analysis compie una valutazione dei punti di forza, dei punti deboli, delle opportunità e delle minacce di un'organizzazione che permette al team di identificare le aree in cui si procede nella giusta direzione, quelle in cui occorre migliorare, e quali possono essere le vie da percorrere per portare i membri che si occupano del progetto a raggiungere i risultati desiderati.
Proprio come imprenditori e dirigenti utilizzano un'analisi SWOT per valutare la propria azienda, i project manager possono utilizzare la stessa tecnica per valutare i propri progetti. D’altronde, cosa c’è di meglio che avere a disposizione uno strumento che permetta di migliorare in tutto e per tutto la gestione di un progetto?
Come si fa questa analisi nel project management: gli step da seguire
Affinché un'analisi SWOT sia efficace, deve contenere informazioni complete, accurate e imparziali. A seconda dell'ambito del progetto, il team che conduce l'analisi dovrebbe avere una leadership che permetta di tracciare una panoramica sufficiente dell'organizzazione e dell'attività, coinvogendo una figura con una posizione più elevata rispetto agli altri membri del progetto.
Per fare una buona analisi SWOT occorre evidenziare e differenziare le lacune strategiche (o barriere) che possono bloccare il raggiungimento dell'attuale visione esplicita dell'impresa e della futura visione lavorativa. Un ottimo suggerimento è altresì quello di fare un brainstorming di possibili attività/opportunità per una riprogettazione del progetto.
Sfruttare al meglio tutti i risvolti che possono esserci in una SWOT analysis è prerogativa dei professionisti che abbiano acquisito una formazione di elevata caratura in tal senso. I membri di un team di progetto hanno infatti bisogno di prepararsi nel modo migliore per conoscere tutte le specifiche di questa tecnica, e soprattutto applicarla in maniera concreta nella loro professionalità quotidiana.
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