Project charter, cos’è e come farlo in modo efficace

Viene considerato il miglior strumento di marketing di un progetto, anche perché la sua creazione avviene al suo inizio. È il momento in cui vengono documentate le relazioni del progetto con la strategia organizzativa, e nel quale viene descritto nella sua interezza.

È un ingrediente cruciale nella pianificazione, perché viene utilizzato durante tutto il ciclo di vita del progetto. Non esiste gestione di progetto senza il project charter, la dichiarazione dell'ambito, degli obiettivi e delle persone che vi partecipano. Vediamo insieme che cos’è, e come farlo in maniera efficace.

Cos’è il project charter: definizione, significato e traduzione del termine

Il project charter è, per definizione, il documento che descrive lo scopo di un progetto, gli obiettivi da raggiungere, i partecipanti che vi prendono parte, fornendo una delineazione preliminare di ruoli e responsabilità, degli obiettivi chiave, dei principali stakeholder. Un’autorizzazione formale del progetto, che documenta la comprensione condivisa dell'ambito, dello sviluppo e degli obiettivi, definendo anche i ruoli e le responsabilità di ciascuna parte coinvolta.

In altri termini, questo elemento dalla fondamentale rilevanza assume il significato di un documento formale, tipicamente breve, che descrive il progetto nella sua interezza, coprendone l’ambito e le persone che vi sono coinvolte, direttamente o indirettamente. Un project charter crea, sulla carta, un progetto, autorizzandone l’inizio, descrivendone la gestione, definendone le aspettative, nonché il programma e il budget, per allinearlo agli obiettivi dell’azienda.

Nella lingua italiana non esiste una traduzione particolarmente appropriata per l’espressione anglofona project charter. Tuttavia, possiamo provare a identificare questo termine con ‘carta di progetto’, che riesce a condensare la natura documentale che è intrinseca a questo elemento di grande importanza.

Come fare un project charter in modo efficace

Molte organizzazioni considerano il project charter una parte essenziale della pianificazione del progetto. Questo perché assicura che tutte le parti interessate siano allineate su un progetto, rappresentando un riferimento chiaro e unico per tutti, e perché riesce a descrivere quali sono i soggetti che hanno interesse nella sua riuscita, e soprattutto in cosa consiste, effettivamente, quest’ultima.

Ogni project charter inizia con l’assegnazione di un nome al progetto, fondamentale per identificarlo e per far sì che si riesca a definire sin da subito dove si vuole arrivare. A ciò è intimamente connesso lo scopo del progetto, che spiega perché il progetto è stato proposto, quali punti deboli vuole colmare, cosa comporterà, cosa si prevede di realizzare, come deve funzionare.

Una parte importante di questo documento è la definizione del budget da allocare per il progetto, affinché vengano realizzati i prodotti e servizi finali. Fondamentale è anche, nel project charter, restringere l’ambito di progetto, cercando di mitigare il rischio, indicando dei vincoli che serviranno a regolare questo aspetto.

Il progetto dovrà terminare entro un arco temporale ben definito, che va specificato nel documento, e deve comprendere un team di stakeholder che andranno a comporre il novero delle parti interessate. Soggetti, questi, che dovranno avere dei ruoli ben definiti, per ripartire le responsabilità di ognuno in modo chiaro.

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