Project Management Office, cos'è: definizione e best practice

Raggiungere gli obiettivi è impossibile senza che vi sia una pianificazione strategica ben articolata, implementata da un’organizzazione tattica che permetta di metterla in pratica.

Lo sa bene qualsiasi manager, in un’era, quella in cui stiamo vivendo, in cui la gestione di progetto acquisisce un’importanza sempre maggiore. È per questo che negli ultimi decenni stanno letteralmente proliferando nelle grandi organizzazioni, ma anche nelle medie imprese, i Project Management Office, veri e propri dipartimenti che dedicano il proprio lavoro a questo ambito di fondamentale importanza.

Cos’è un Project Management Office? Definizione, significato e traduzione di PMO

Un ruolo propulsivo nelle organizzazioni, che sta registrando una consistente crescita di attenzioni da parte degli addetti ai lavori del settore, ma più in generale da tutti coloro i quali ricoprono ruoli dirigenziali all’interno di un’azienda. Il Project Management Office è, in poche parole, il cuore della gestione di progetto in un’impresa. La traduzione di questa espressione riesce a rendere in maniera efficace il suo significato, che è quello, letterale, di ‘ufficio per la gestione di progetto’.

Un PMO, questa la sigla con cui comunemente è noto, è il dipartimento che si occupano di stabilire, mantenere e garantire degli standard per quanto riguarda la gestione dei progetti. A questo ufficio viene attribuita la funzione di unità organizzativa che affianca i capi progetto e supervisiona i progetti aziendali, definendo le risorse da impiegare, armonizzando i progetti esistenti, cercando di migliorare l’efficacia dei processi.

La storia dei Project Management Office parte da lontano: nel 1800 era un tipo di gestione del settore agricolo a carattere nazionale. Il concetto si è evoluto fino al 1939, quando per la prima volta PMO è stato utilizzato con l’accezione che oggi ha assunto, ovvero quella di un'entità dinamica utilizzata per risolvere problemi specifici all’interno di un’azienda.

Project Management Office, cosa fa e a cosa serve: le best practice in materia

Il Project Management Office è un ente che tipicamente si trova nelle aziende medio/grandi già ben strutturate dal punto di vista del Project Management, che a seconda dei casi coordina i progetti, definisce gli standard operativi, e si occupa di altre funzioni. Nonostante il fatto che annoverare un PMO all’interno di un’impresa significa avere già una certa struttura, sempre più tra le PMI cercano di stare al passo coi tempi e cercare di incorporare un ufficio per la gestione dei progetti.

Cosa fa, nel concreto, un Project Management Office? Si tratta di un dipartimento deputato a svolgere numerose mansioni. Nella sostanza, deve assicurarsi che le procedure, le pratiche e le attività dell'azienda vengano svolte in maniera corretta ed efficiente dal punto di vista del tempo impiegato per compierle e per quanto riguarda il budget utilizzato.

La maggior parte dei PMO è la spina dorsale della gestione di progetto. Sono essenzialmente tre le funzioni che il Project Management Office ricopre in un’impresa: sostegno all’azienda, con un ruolo consultivo; controllo del progetto; gestione operativa del progetto. Un buon PMO è in grado di fornire un organo di gestione del progetto strutturato, una struttura di gestione centralizzata per tutte le funzioni di gestione, occuparsi delle attività di reporting e della formazione dello staff.

Ogni Project Management Office deve necessariamente implementare e consolidare in azienda le cosiddette best practice, cercando di standardizzare il processo in tutti i dipartimenti, di fornire linee guida, strumenti, metriche, e cercare, in una sola espressione, di armonizzare i vari progetti che si compiono all’interno di un’azienda. Fondamentale è infatti la rilevanza di questo ufficio per quanto riguarda il raccordo delle funzioni aziendali, al fine di permettere a tutte le componenti che lavorano ai progetti di remare verso gli stessi obiettivi e di raggiungerli in maniera efficiente.

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