Cosa significa Scope creep: come evitarlo e gestirlo nel project management

Un elemento molto importante nel PMP, che interferisce in modo diretto sull’ambito di progetto, e che può indirizzare in negativo il raggiungimento degli obiettivi

Il controllo di quanto accade è fondamentale in una disciplina come quella del project management. Avere ben chiaro quale sia l’ambito del progetto, e come fare per raggiungerlo, è senza dubbio condizione preliminare per qualsiasi attività. Ma cosa succede quando l’ambito si espande in maniera continua, e con esso gli obiettivi del progetto? Evitare questa situazione è importante, sapere come gestirla è fondamentale. Ecco qual è il significato dello scope creep, un elemento importante nel project management, da considerare per realizzare quanto ci si è proposto nelle fasi preliminari.

Cos’è lo scope creep: definizione e significato

Una incontrollabile espansione degli obiettivi del progetto, che non era stata precedentemente concordata, e che, all’improvviso e senza manifestarsi con particolari segnali, si verifica nell’ambito della gestione del progetto. Potrebbe essere questa una definizione sintetica che spieghi che cos’è lo scope creep, un’eventualità il cui significato può essere quello di un insuccesso del progetto.

Si tratta di una situazione in cui, improvvisamente, gli obiettivi del progetto finiscono per espandersi, andando incontro a delle modificazioni, rispetto a quanto si era previsto al principio. Una tipica fattispecie in cui lo scope creep si verifica è quella in cui arriva, da parte di un membro del team, o di un soggetto esterno che ha interesse nel raggiungimento degli obiettivi del progetto, la richiesta di modificare l’ambito del progetto.

La conseguenza più spiacevole che può verificarsi, in questo caso, è che la situazione inizi in piccolo, ma pian piano diventi più grande di quanto si possa prevedere. La maggior parte delle volte in cui si verifica uno scope creep è quella in cui c’è un’incertezza di base nei membri del team, che non conoscono bene la strada per raggiungere gli obiettivi. La mancanza di alcuni dettagli, una leadership debole, troppe opinioni diverse delle parti interessate, possono essere delle cause di questo fenomeno.

Come evitare lo scope creep e come attuare una gestione ottimale nel project management

Lo scope creep, dunque, com’è facilmente intuibile, è una situazione da dribblare a tutti i costi perché la gestione di progetto prosegua in maniera serena. Come evitare che si verifichi questa eventualità? Gestire bene questa componente presuppone che nel team lo scopo del progetto sia ben chiaro, e che venga evitata qualsiasi imprecisione e/o vaghezza di base. Non lasciare niente al caso, esaminare continuamente l’ambito, è nelle fondamenta di una ottimale gestione di progetto.

Certo, a rappresentare un grande aiuto è una leadership forte. Con una figura di spicco, capace di guidare il progetto, è molto difficile che una persona esterna, o qualcuno del team, voglia ‘permettersi’ di modificare in maniera profonda l’ambito. Il rischio di derivare in uno scope creep, dunque, si abbassa.

Fissare scadenze non realistiche, promettere troppo, e soprattutto non comunicare sufficientemente con il cliente, potrebbe essere uno dei motivi per cui l’ambito del progetto diventi incontrollabile. Coinvolgere il cliente nel processo, dunque, diventa il miglior modo per prevenire feedback in ritardo, per immergerlo nel progetto, coinvolgerlo, e fornirgli una panoramica completa. A patto che il cliente non sia troppo ‘invadente’: in quel caso, tenerlo sotto controllo è l’unica chiave di volta.

Potrebbe essere fondamentale creare un protocollo di controllo delle modifiche: avere ben chiaro cosa si deve fare in caso di cambiamenti sull’ambito di progetto è fondamentale per non creare caos e per mantenere la situazione sotto controllo.

Scopri i Master e Corsi che potrebbero Interessarti