10 Consigli utili per il Project Management di Successo

Quando si tratta di Project Management, ci sono molte sfide da affrontare per mantenere ogni progetto in linea e nel budget. Ci sono diversi fattori da considerare, così come elementi interni ed esterni che possono far deragliare un progetto. Tuttavia, prendendo alcune precauzioni e disponendo di un piano eccellente, puoi portare il tuo progetto al successo.

Ecco 10 suggerimenti e trucchi di Project Management per garantire al tuo progetto di procedere senza intoppi:

Suggerimento 1: fissare i dettagli del progetto

Prima di iniziare il progetto, assicurati che sia basato su solide fondamenta e che tu abbia il buy-in da tutti i principali stakeholder. Comprendere i loro interessi e aspettative ed essere consapevoli di come determineranno se il progetto avrà successo. È inoltre necessario assicurarsi che l'ambito del progetto sia identificato in modo distinto, compresi i ruoli e le responsabilità dei vari membri del team di progetto. Sviluppa il Project Plan e verifica che gli obiettivi degli elementi chiave siano chiaramente definiti e strettamente allineati. È inoltre necessario stabilire criteri di successo misurabili e tracciabili, tra cui la realizzazione delle attività in programma, il raggiungimento degli obiettivi di budget, la conferma della funzionalità del prodotto soddisfacente per il cliente e l'ottemperanza alle normative governative e/o industriali. Prenditi cura di tutti i dettagli per gettare le basi per il successo del tuo progetto.

Suggerimento 2: identifica i requisiti del progetto e del team

Una volta che hai un piano, puoi iniziare a implementarlo assemblando un team di progetto efficace. Come osservato in un articolo pubblicato da ITToolkit.com, "Il team del progetto è un'unità operativa di singole parti, che condivide un obiettivo comune, raggiunto attraverso l'applicazione strutturata di competenze combinate." L'articolo afferma inoltre che "Il primo passo verso la squadra il successo inizia con l'organizzazione iniziale: riunire e organizzare risorse disponibili in grado di lavorare insieme nel loro insieme attraverso l'integrazione di capacità, talenti e personalità individuali." Come project manager, devi allineare quelle abilità, talenti e personalità di cui il giusto progetto ha bisogno. Assicurati che ogni individuo che lavora al progetto sia chiaro riguardo al suo compito e cosa sta fornendo al completamento.

Suggerimento 3: essere il Project Leader

Un ruolo chiave nel Project Management è il Project Leader. In questa posizione, dovrai coltivare dinamiche di squadra positive e agire da allenatore e / o mentore per tutti i membri del team. Sarai anche il leader quando riceverai input dal team di progetto e dai principali stakeholder, oltre a ricevere il loro buy-in. In qualità di capo progetto, sei essenzialmente il capitano della nave. Ciò significa che dovrai accertarti delle acque agitate che potrebbero essere in agguato. Inoltre, dovrai ispirare la tua squadra a seguirti attraverso acque turbolenti, oltre ai momenti di calma. Se non hai capacità di leadership efficaci, potresti non essere in grado di prevalere sulle sfide del tuo progetto. Prendi il timone e guida la tua squadra verso il successo.

Suggerimento 4: Definire le fasi del progetto critico

Identificare i momenti di definizione durante tutto il progetto. È possibile fornire un ciclo di vita del progetto includendo le quattro fasi principali: avvio, pianificazione, esecuzione e chiusura. Esegui una valutazione reale alla fine di ogni fase. Assicurati di esaminare ogni consegna. Dalle parti del prodotto ai documenti tecnici fino al project plan, saranno necessari tutti gli elementi coinvolti per garantire che il prodotto soddisfi le specifiche del progetto. Il prodotto deve essere allineato con la qualità che i tuoi clienti si aspettano. Queste fasi non solo vi aiuteranno a eliminare il rischio del progetto e monitorare i cambiamenti del progetto, ma vi avvertiranno anche di eventuali problemi continui e assicureranno che ogni pezzo sia completato correttamente.

Suggerimento 5: mantenere aperte le linee di comunicazione

Uno dei passaggi più critici nel processo di Project Management è garantire che le linee di comunicazione siano aperte. In qualità di project manager, dovrai essere l'operatore di questo sistema di comunicazione. Mantenere un piano di comunicazione e attenersi ad esso. Durante l'intero progetto, la comunicazione deve essere coerente, aperta, onesta e chiara. Assicurati di rimanere in contatto con tutte le principali parti interessate e membri del team durante il processo del progetto. Assicurarsi che tutti abbiano le informazioni necessarie per prendere decisioni e procedere con il progetto. È inoltre possibile mantenere tutti sulla stessa pagina creando report sullo stato in base alle informazioni e agli aggiornamenti del progetto.

Suggerimento 6: ottenere la documentazione pertinente

Dall'avvio del progetto alle varie fasi lungo il percorso, dovresti avere la documentazione firmata dagli stakeholder. Un recente articolo di ConnectITNews.com ha raccomandato di "Assicurarsi che tutta la documentazione sia in linea con la metodologia di project management scelta per garantire che il team del progetto sia coperto in termini di risultati e aspettative." Anche con i migliori processi di project management in atto, spesso non è che un progetto sia completato nei tempi e nel budget, quindi sarà necessario avere la documentazione appropriata pronta per le parti interessate e pianificare eventuali eventi imprevisti. Tuttavia, non si desidera complicare eccessivamente il processo di project management con troppa documentazione che non aggiunge valore al progetto.

Suggerimento 7: gestire i rischi del progetto

Ci può essere un rischio in qualsiasi momento durante il progetto. La tua esperienza di project management con progetti simili può aiutarti a guidarti in modo che tu possa essere in grado di prevedere quando il rischio è imminente e quando è necessario intraprendere un'azione correttiva. Avendo una comunicazione aperta, dovresti essere in grado di capire quali sono i rischi che si stanno avvicinando e gestirli prima che sfuggano di mano. Dovrai identificare e controllare i rischi del progetto prima che essi ti controllino. Dal momento che un rischio è solo un potenziale problema, devi prenderne cura prima che diventi un problema reale. Una delle best practice più imperative nel processo di project management, la gestione del rischio è essenziale per il successo del progetto.

Suggerimento 8: Evitare lo “Scope Creep”

La gestione dello “Scope Creep” (tendenza a far slittare l’ambito a fronte di continue richieste di modifica dovute ad una ambigua definizione dei deliverables e/o dei loro requisiti.) nell'ambito del Project Management è un altro elemento essenziale per la riuscita del progetto. Sebbene alcuni cambiamenti siano inevitabili in qualsiasi situazione di progetto, si vorrà mantenere il proprio progetto nel caos. In generale, lo Scope Creep si verifica quando nuovi elementi vengono aggiunti a un progetto già approvato, ma non viene preso in considerazione l'aumento del budget, aggiungendo più tempo alla pianificazione e / o aggiungendo più risorse per compensare il progetto rivisto. Se è necessario rivedere l'ambito del progetto, è possibile partecipare al processo di cambiamento. Assicurati di avere la documentazione adeguata e fai firmare tutte le parti interessate a tali modifiche prima di procedere.

Suggerimento 9: test deliverables

I prodotti devono essere testati ad ogni fase critica e il prodotto finale deve soddisfare i requisiti del progetto. Prima di passare alla fase successiva del progetto, è necessario essere sicuri che il prodotto stia procedendo come pianificato. Un articolo di ITToolkit.com afferma che "man mano che il progetto si evolve, vengono prodotti vari tipi di deliverable per supportare la continuazione del progetto, misurare i progressi e convalidare piani e ipotesi. I risultati sono previsti e devono essere forniti in ogni fase del ciclo di vita del progetto "Alla fine del progetto, il prodotto deve soddisfare o superare le aspettative del cliente per essere considerato un successo. La fase finale del progetto è la chiusura. Questo gran finale è un segno di successo per te come project manager, così come per il resto del tuo team e delle parti interessate. Una volta che il progetto è completo e il cliente è felice, la tua missione è completa.

Suggerimento 10: valutare il progetto

Quali lezioni hai appreso durante il tuo processo di project management? Ogni progetto può essere un prezioso strumento di apprendimento. Avrai voglia di rivedere il progetto nel suo insieme e di analizzare i vari componenti del progetto. Quali sono state le vittorie del progetto? Dove erano presenti disappunti? Trarre conclusioni consapevoli sulla qualità del progetto e sulle prestazioni del prodotto. Confronta il ritorno sull'investimento (ROI) pianificato con il ROI effettivo come un modo per comprendere il livello del tuo successo. È possibile utilizzare le lezioni apprese da ciascun progetto per ridurre al minimo i fallimenti futuri e massimizzare i successi futuri.