6 errori da evitare nel creare un project plan

L'insuccesso di un progetto comporta costi elevati. Infatti secondo uno studio del Project Management Institute (PMI), le organizzazioni perdono addirittura 109 milioni su ogni miliardo di dollari investito in progetti e programmi. E il peso del fallimento è direttamente proporzionale all'entità del progetto.

Per i progetti più grandi, la probabilità di insuccesso è 10 volte superiore, secondo un altro studio di settore, e la probabilità che si verifichino ritardi, che si sfori il budget e che vengano omesse funzionalità cruciali è due volte superiore rispetto ai progetti più piccoli. Anche se i progetti di dimensioni medio-piccole potrebbero non essere così rischiosi, chiunque ci abbia lavorato sa che ovviamente non sono privi di problemi.

Dunque, a quali cause possiamo attribuire la responsabilità di questi fallimenti? Secondo PMI, i motivi più comuni dell'insuccesso dei progetti variano dal cambiamento di priorità all'interno dell'organizzazione (40%) a una disponibilità limitata di risorse (20%). Molti di questi motivi non sono completamente fuori controllo da parte dei project manager.

Ecco sei motivi non troppo ovvi per cui un piano di progetto potrebbe andare storto:

1. Metodi statici: oggi i progetti hanno molte componenti mobili. Nel marketing come nelle risorse umane, nell'IT, nella produzione o in qualsiasi altro settore, la mancanza di agilità e flessibilità può comportare la fine prematura di ogni progetto. Già da alcuni anni ormai si è affermata la tendenza del project management Agile, che è cresciuta di pari passo con l'adozione di apposite soluzioni e applicazioni software, e che, secondo PM Times, "diventerà ancora più fondamentale oggi e in futuro". Secondo PricewaterhouseCoopers, Scrum è il framework Agile più diffuso (43%) per completare attività complesse, seguito da Lean Software Development e Test Driven Development (11%) e da eXtreme Programming (10%). Con la metodologia Agile, le organizzazioni aumentano il fatturato il 37% più velocemente e generano profitti il 30% più alti rispetto a quelle che non la usano. Ma meno di un terzo delle aziende dichiara di usare Agile con frequenza.
2. Soluzioni software di fascia bassa: l'acquisto di uno strumento di fascia bassa carente di funzionalità rispetto all'investimento in una soluzione software valida è un altro errore commesso da molte aziende. Stranamente, alcune organizzazioni (23%) non usano nessun tipo di software di project management. Ma le aziende ad alte prestazioni (87%) riconoscono l'importanza offerta dal software di project management in termini di maggiore efficienza e funzionalità. Il software disponibile però non è tutto uguale. Le aziende di successo puntano a caratteristiche come l'affidabilità, la facilità di integrazione e la facilità d'uso, considerate le più importanti per la scelta di un nuovo software di project management. Un software valido è anche pienamente compatibile con gli strumenti generalmente più diffusi, come Office, Office 365, Skype, PowerPoint e SharePoint, oltre a offrire servizi di project management avanzati basati sul cloud per aggiungere flessibilità e sicurezza riducendo allo stesso tempo la complessità tecnica.
3. Gestione inefficace dei team virtuali: con i team che operano in remoto, spesso a livello globale, in fusi orari differenti e con varie culture e lingue, le competenze nella comunicazione e la gestione del tempo hanno assunto un'importanza cruciale. Con l'accesso a strumenti che consentano agli stakeholder di gestire ovunque vadano e condividere rapidamente gli ultimi statuti, le conversazioni e le tempistiche dei progetti tramite un sito dedicato, come quelli offerti da un buon software di project management, tutti rimangono connessi e organizzati.
4. Supporto esecutivo inefficiente: uno dei principali fattori che contribuiscono al successo di un progetto è la disponibilità di uno sponsor esecutivo, una parte in causa che ha tutto l'interesse a supportare il progetto dall'inizio alla fine. Eppure, meno di due progetti su tre ha uno sponsor attivamente impegnato a fornire indicazioni chiare per affrontare i problemi. La mancanza di tempo è spesso un problema. Quindi, prima dell'avvio dei un progetto, sponsor e project manager dovrebbero incontrarsi per discutere di questioni come l'impegno di tempo, i report, le riunioni, l'escalation dei problemi e così via. È inoltre importante avere un software che consenta al Project Management Office (PMO) o allo sponsor di gestire le impostazioni di project management senza ulteriore assistenza.
5. Mancato allineamento con obiettivi e strategie dell'organizzazione: uno dei principali motivi del fallimento dei progetti è la mancata definizione degli obiettivi. Eppure, le organizzazioni segnalano che, in media, tre progetti su cinque non sono allineati alla strategia aziendale. È fondamentale avere una buona conoscenza delle priorità strategiche dell'organizzazione e quindi esaminare i progetti per capire in che misura, e soprattutto se, sono in linea con obiettivi aziendali/dipartimentali. In questo modo sarà possibile definire le priorità dei progetti e terminare quelli con una priorità bassa o non perfettamente collegati alla strategia generale. Oltre a risparmiare tempo, energie, denaro e risorse, sarà anche possibile perorare la causa dei progetti validi che riceveranno il necessario supporto esecutivo.
6. Interruzione della comunicazione: il PMI ha rilevato che una delle principali cause di insuccesso dei progetti riportate dalle aziende è la scarsa comunicazione. Fortunatamente, ricerche più recenti indicano che l'acquisto del software di project management appropriato sembra migliorare sensibilmente la comunicazione interna dei team, oltre a quella con i clienti. La possibilità di comunicare in tempo reale con i colleghi del team nello stesso ufficio o nel resto del mondo, tramite strumenti pensati per trasmettere le conversazioni cruciali in modo rapido e sicuro, è la chiave per un progetto vincente.

Dai problemi più semplici fino a quelli più complessi, sono tanti gli ostacoli che possono frapporsi al buon andamento di un progetto. Però c'è una soluzione per tutto. E considerando che per le organizzazioni meno brillanti i progetti non riusciti rappresentano uno spreco di risorse circa 12 volte superiore rispetto a quelle ad alte prestazioni, è questo il momento giusto per implementare questi cambiamenti assolutamente necessari.