Project Management Online: il futuro della gestione progetti

Per le aziende di tutte le dimensioni, saper gestire i progetti è fondamentale per mantenersi ben organizzate. A disposizione hanno diversi strumenti di pianificazione progetto e project management, che le aiutano a gestire le risorse, prevedere e controllare i costi, comunicare efficacemente con più membri del team e tenere traccia dello stato di avanzamento di ogni progetto.

Alcuni di questi strumenti possono essere installati come software su singoli computer di rete, ma sono molti di più quelli basati sul Web o, in altre parole, disponibili nel cloud. 

Vantaggi degli strumenti di project management nel cloud

Se sei tra quelle persone che rabbrividiscono quanto sentono parlare di "cloud computing", fermati un attimo a considerare cosa significa veramente. Mentre gli strumenti di project management locali occupano una posizione fisica, il software basato sul cloud offre un'enorme quantità di vantaggi, tra cui:

• Costi iniziali inferiori. Quando usi software di project management locale, devi pagare le licenze software, l'hardware server, il personale IT di supporto, le distribuzioni e altro ancora. Al contrario, una soluzione basata sul cloud richiede in genere solo il pagamento di una tariffa mensile o annuale.
• Sicurezza totale. A dispetto di quanto si credeva in passato, il cloud offre lo stesso livello di sicurezza delle soluzioni locali, con l'unica differenza che l'azienda non ha il controllo dei server fisici. Come suggerisce un recente articolo su Forbes, " il cloud computing non è più un ossimoro".
• Accessibilità ovunque. Basta una connessione Internet per accedere al software di project management nel cloud. E dato che si accede tramite un Web browser, puoi anche consentire ai membri del team di visualizzare, modificare e gestire documenti su altri dispositivi oltre ai computer.
• Team sempre connesso. Una soluzione basata sul cloud ha il potere di farti sentire parte di un'unità coesa anche con persone separate da grandi distanze. Grazie agli aggiornamenti in tempo reale, nessuna informazione rilevante per il progetto viene accidentalmente esclusa dalla conversazione. Inoltre, le conversazioni possono essere condotte nello spazio del progetto, invece che tramite email, e archiviate per riferimento futuro.
• Maggiore produttività. Grazie a una posizione centralizzata che raccoglie tutti i riepiloghi, le attività, i documenti, i newsfeed e i calendari di un progetto, le soluzioni di online project management basate sul cloud ti fanno risparmiare tempo. E quando si risparmia tempo, aumenta la produttività. Inoltre, una posizione centralizzata permette ai membri del team di accedere ai documenti dei progetti in tempo reale ovunque si trovino.
• Comunicazione in tempo reale. Uno dei più grossi vantaggi dell'uso di software di project management nel cloud è la possibilità di dare feedback sulle informazioni appena vengono caricate nell'area di lavoro del progetto. In questo modo si riduce la quantità di lavoro che deve essere rielaborata, aumentando di conseguenza la produttività.
• Decisioni tempestive guidate dai dati. Se vuoi aumentare e mantenere i profitti della tua azienda, è importante basare le decisioni su qualcosa di più concreto di un capriccio. Poiché il software basato sul cloud viene aggiornato istantaneamente, le informazioni che ti servono sono sempre a portata di mano. Inoltre, la maggior parte degli strumenti offre report predefiniti che mettono a disposizione i dati necessari per prendere decisioni che riguardano il tuo business. 
• IT semplificato. Il software di project management locale lascia in genere a te la responsabilità della manutenzione dei server, attività che richiede l'attenzione di personale IT interno. Il software basato sul cloud viene invece gestito dal provider di servizi (o da un'altra risorsa), risparmiandoti il tempo e la fatica di dover gestire direttamente aggiornamenti o bug e permettendoti di concentrarti sui progetti.
• Aggiornamenti immediati. A differenza del software locale, che ti obbliga a scaricare gli aggiornamenti appena viene rilasciata una nuova versione, gli strumenti basati sul cloud vengono aggiornati automaticamente, senza bisogno di pagare per aggiornare l'intera famiglia di applicazioni o di aspettare che il personale IT abbia tempo di implementare gli aggiornamenti. 

Individuare la soluzione di project management basata sul cloud più adatta

Scegliere la soluzione di project management ideale non è altrettanto facile quanto capire la differenza tra le soluzioni di project management locali e online. La scelta della soluzione più adatta per la tua azienda richiede diverse fasi, ma il risultato finale vale tutta la fatica. Segui queste fasi per scegliere un provider di servizi qualificato.

Fase 1: Condurre un'analisi delle esigenze

Può sembrare un'osservazione banale, ma vale la pena sottolineare che ogni azienda è differente, per dimensioni, obiettivi ed esigenze. Spetta quindi alla tua azienda decidere esattamente quale soluzione è più adatta. Assicurati che le persone che di fatto useranno il prodotto abbiano voce in capitolo. Stabilisci se i tuoi progetti coinvolgeranno solo dipendenti interni o anche clienti esterni o quali tipi di report sarà necessario eseguire. Una volta individuate le esigenze, sarà più facile valutare i provider di servizi in base alle funzionalità che offrono.

Fase 2: Eseguire una ricerca approfondita

Nella ricerca di un provider di servizi, concentrati su quelli che offrono le caratteristiche seguenti:

• Affidabilità di livello Enterprise;
• Capacità di aggiungere team e progetti rapidamente;
• Funzionalità di reporting che consentono di accedere rapidamente a informazioni dettagliate sul tuo portfolio;
• Un ambiente familiare o quanto meno facile da esplorare e usare;
• Possibilità di visualizzare e gestire le attività in un'unica posizione;
• Funzionalità che consentono di pianificare e gestire le attività in modo efficace;
• Dashboard di riepilogo per le decisioni guidate dai dati;
• Supporto IT sempre disponibile;
• Backup dei dati continuo, ripristino di emergenza e data center con ridondanza globale;
• Soluzione scalabile che cresce con il tuo business.

Fase 3: Condurre un test drive

Una soluzione di project management deve essere testata prima dell'implementazione, così come si prova un veicolo prima di acquistarlo. Un test drive ti permette di valutare da vicino le funzionalità di uno strumento e di immaginarne il funzionamento in una situazione simile alla tua.

Fase 4: Considerare le tempistiche e il processo di implementazione

Se hai deciso di implementare uno strumento di project management online, non è importante che si adatti bene alle applicazioni correnti, in quanto questo vale solo per le soluzioni locali. Devi però stabilire quando avrai a disposizione il personale e il budget per passare alla nuova soluzione e quindi coordinarti con il provider di servizi scelto per implementarla.

Fase 5: Implementare e formare

Hai finalmente implementato una nuova soluzione software di project management. Congratulazioni! Purtroppo il lavoro non finisce qui. È importante che i tuoi dipendenti ricevano la formazione necessaria per usare il nuovo strumento in modo efficace. Predisponi più sessioni in modo che ogni dipendente riesca a inserirne una nella sua pianificazione. Crea inoltre progetti con cui i dipendenti possano fare pratica, esplorando e familiarizzando con le funzionalità dello strumento prima di iniziare a usarlo nel mondo reale.

Il project management nel cloud è la tendenza del futuro. Trova uno strumento adatto alle tue esigenze e non restare nel passato.