Come mantenere una metodologia di Project Management omogenea per il tuo team

Molte aziende utilizzano vari sistemi di Project Management in diversi reparti. Man mano che l’azienda cresce, si potrebbe dover aggiustare la metodologia e unificare i sistemi che i membri dei diversi team stanno utilizzando.

Far adottare a tutti i nuovi protocolli può essere una grande sfida, soprattutto se devono adattarsi ai nuovi strumenti tecnologici. Ecco alcuni consigli dagli esperti di Young Entrepreneur Council, una startup online di giovani imprenditori, per creare una transizione continua tra i tuoi team.

Chiedi a ciascun dipartimento cosa ha funzionato meglio per loro finora.

“Questo è qualcosa di cui ci siamo occupati di recente poiché il nostro team è cresciuto a oltre 50 persone pur essendo al 100% dipendenti remoto. Il mio miglior consiglio è di vedere cosa stanno usando i diversi dipartimenti. Quale dipartimento sta ottenendo il massimo successo con il loro strumento di Project Management? I nostri reparti utilizzavano principalmente Fogli e Documenti Google per tenere traccia dei vari lavori. Recentemente, il nostro reparto marketing ha iniziato a utilizzare software che ha aumentato notevolmente i loro output fino al punto in cui il nostro direttore l'ha promosso internamente al resto dell'azienda. Ora, stiamo iniziando a vedere il nostro reparto vendite utilizzare lo stesso software per i loro obiettivi. Se si dispone di un reparto che è fortemente basato sul Project come il nostro dipartimento marketing, allora questo è probabilmente il luogo da dove verrà la migliore soluzione a livello aziendale.”

Justin Cooke, Empire Flippers (Acquisto e vendita di business online)

Determina di cosa ha bisogno ogni team.

“Idealmente, si dovrebbe costruire un unico sistema di Project Management. Abbiamo il vantaggio di essere un team di sviluppo web, quindi possiamo effettivamente scrivere il nostro codice e creare dashboard. Possiamo unire i dati da una varietà di fonti. Se non si dispone di un team di sviluppo interno, è sempre possibile esternalizzarlo a un'azienda che può contribuire a creare dashboard e Project Systems per integrare una varietà di dati esistenti. La chiave del successo sta nel dialogare con ogni team di ciò di cui hanno bisogno a livello centrale. Se la loro squadra sta funzionando bene, non cambiare il loro processo! Piuttosto, basta includere i loro dati nel sistema generale. Creare viste differenti per ogni squadra in base alle loro esigenze specifiche. I dati quindi possono essere condivisi e utilizzati al meglio.”

Peter Boyd, PaperStreet Web Design (SEO & Internet Marketing)

Ottieni il buy-in dal tuo team di gestione.

“Assicurati che il middle management si senta ascoltato. Se hai una squadra competente, c'è una ragione per cui i tuoi sistemi si sono sviluppati come hanno fatto. Costruire nuovi sistemi di workflow da zero può distruggere la tua efficienza attraverso ridondanze, bracci di ferro e meeting senza fine con la produttività limitata. Ciò che ha funzionato per me è assicurare una certa autonomia fino a quando si resta tutti sulla stessa lunghezza d’onda e ci si incontra a metà strada tra ristrutturazione e implementazione di nuovi sistemi di Project Management. Se i tuoi team sanno quello che fanno, non intralciarli.”

Raad Ahmed, LawTrades (Legal Startup)

Tenere sessioni di collaborazione.

“L'utilizzo di più strumenti è sempre una sfida all'interno di una team, per non parlare di un'intera azienda, ma a volte è inevitabile. Il miglior consiglio che posso dare è di creare una sessione di collaborazione lavorativa, in cui una persona di ogni dipartimento si unisce a un team di "collaborazione" e lavorano insieme su progetti che toccano tutti. La maggior parte delle volte potresti lavorare in silenzio senza aver il bisogno di parlare, ma lavorando come una squadra e avendo un tempo per incontrarsi e collaborare ai progetti, sorgono meno problemi. Abbiamo iniziato a implementare questa politica come una squadra dopo aver visto come ha funzionato durante il nostro ritiro aziendale annuale e il nostro team ha fornito molti feedback positivi.” - Dave Nevogt, Hubstaff.com (Web Marketing Agency)

Integrare ciascun sistema in uno più grande.

“È facile per ogni reparto separarsi e creare i propri sistemi e processi. Tuttavia, quando si integrano i reparti in un processo più ampio e più snello, soprattutto quando si cambia la metodologia, è importante coinvolgere tutti allo stesso progetto. Indicare sempre in che modo ogni processo si connette al tutto è importante, e quando qualcosa diventa troppo difficile per il resto dell'azienda da capire o partecipare attivamente, deve andare. Ad esempio, abbiamo gestito diversi processi per gestire la scrittura dei contenuti. Inizialmente, abbiamo utilizzato una canalizzazione di vendita in HubSpot, ma abbiamo riscontrato che le persone che avevano bisogno di accedere alle informazioni non stavano ottenendo abbastanza. Il sistema che poi si è evoluto era un Documento Google in cui tutti avevano accesso e potevano vedere su cosa stava lavorando.”

Brandon Stapper, Nonstop signs (Web graphic)

Migrazione a fasi.

“Man mano che un'azienda cresce, potrebbe essere necessario unire due sistemi insieme. Ciò che una volta funzionava bene potrebbe non funzionare più. Ad esempio, dopo una fusione è molto comune scoprire che le aziende utilizzano strumenti completamente diversi. Avrai bisogno di iniziare a consolidare gli strumenti per conformare tutti i team sullo stesso piano e migliorare la comunicazione. È importante farlo in più fasi. La prima settimana puoi migrare il 10% sul nuovo sistema, poi il 25% e così via. Prenditi tutto il tempo necessario per portare il team sul nuovo sistema e disporre di backup per prevenire la perdita di dati.”

Chris Christoff, MonsterInsights (Web Statistic Agency)

Rendere il processo adattabile allo stack del software.

“Le metodologie in evoluzione includono un nuovo set di flussi di lavoro, nuovi ruoli che coordinano i processi e KPI (Key Performance Indicator) unici per ogni team. Mentre alcuni strumenti e sistemi di Project Management sono migliori di altri, è generalmente possibile ottenere gli stessi risultati. I sistemi di Project Management tendono a coprire un numero limitato di funzioni obbligatorie, come il tempo di tracciamento, l'assegnazione di compiti tra i diversi membri del team e gli elenchi, le griglie e le schede di supporto. Quando si applica una nuova metodologia all'intera azienda, bisogna assicurarsi che il processo sia adattabile da ogni sistema nel proprio stack software. Se necessario, cerca estensioni premium o componenti aggiuntivi per completare il lavoro. Parla con i principali project manager e discuti il flusso di lavoro separatamente, assicurandoti che gli obiettivi siano raggiunti.”

Mario Peshev, DevriX (Partner di Sviluppo per Piattaforme Wordpress)

Stabilire chiare aspettative su come utilizzare ogni strumento.

“La più grande sfida in qualsiasi azienda in crescita è la promozione di canali di comunicazione positivi. Ci sono molti ottimi strumenti disponibili per aiutare la comunicazione, quattro dei quali vengono attualmente utilizzati nel nostro ufficio: Slack, Asana, Trello e Zoom. Il mio miglior consiglio sarebbe quello di stabilire chiare aspettative su come utilizzare ciascun canale. Per noi, Slack è un ottimo modo per comunicare rapidamente le idee interne e Asana e Trello sono strumenti fantastici per la collaborazione del team o la gestione delle attività. Zoom è uno strumento meraviglioso per connettere diversi team remoti per fare funzioni di sincronizzazione. Abbiamo migliorato la comunicazione aziendale coinvolgendo tutti i team nelle discussioni sui loro progressi e aspettative durante le riunioni e incoraggiato i membri del team a condividere aggiornamenti regolari quando si lavora su un progetto in modo trasversale.”

Angela Pan, Ashley Chloe Inc. (Vendita di Headphones Wireless)

Resta flessibile.

“Restare flessibile quando un'azienda è in crescita è essenziale. Recentemente abbiamo superato i nostri precedenti metodi di comunicazione e monitoraggio dei progressi. Tuttavia, mentre andiamo avanti, siamo sicuri di prenderci il tempo per ricercare i sistemi di Project Management e ottenere feedback dal team mentre cambiamo la nostra metodologia. Ogni filiale della nostra azienda applica in metodi di lavoro unici in completa sinergia, quindi ricevere feedback da diverse aree è stato molto utile. Delineare un flusso di lavoro è stato utile nella scelta del nuovo sistema. Sapere se abbiamo bisogno di un programma per lavorare invece di cambiare il modo in cui lavoriamo è molto prezioso.”

Mark Krassner, Expectful